Kelurahan sebagai bagian dari pemerintah daerah memiliki peran penting dalam menyelenggarakan berbagai layanan publik yang langsung menyentuh kehidupan sehari-hari warga. Namun, tantangan yang sering dihadapi adalah keterbatasan sumber daya, baik dari segi tenaga kerja, waktu, maupun teknologi yang digunakan.
Banyak kelurahan masih mengandalkan sistem manual atau sistem yang terpisah-pisah untuk menangani berbagai tugas administrasi, yang sering kali mengakibatkan inefisiensi, kesalahan data, dan lambatnya proses pelayanan. Dalam upaya untuk mengatasi tantangan tersebut, penerapan sistem informasi yang terintegrasi di kelurahan menjadi solusi yang tepat.
Sistem ini memungkinkan berbagai fungsi dan proses di kelurahan, seperti manajemen data kependudukan, administrasi keuangan, dan pelayanan publik, dapat saling terhubung dan beroperasi secara harmonis. Dengan sistem yang terintegrasi, informasi dapat dengan mudah diakses dan dibagikan antar bagian, sehingga mempercepat proses kerja dan meningkatkan akurasi data.
Penerapan sistem informasi yang terintegrasi ini juga merupakan langkah strategis dalam mewujudkan program Smart Office di kelurahan. Program Smart Office bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan modern, di mana penggunaan teknologi informasi menjadi pusat dari operasional sehari-hari.
Dengan demikian, kelurahan dapat meningkatkan kualitas layanan publik yang diberikan, meningkatkan transparansi, serta mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada.
Kondisi saat ini di banyak kelurahan menunjukkan adanya keterbatasan dalam penerapan teknologi informasi yang terintegrasi. Beberapa kelurahan mungkin telah memiliki sistem informasi, namun sering kali sistem tersebut masih berdiri sendiri dan tidak terhubung dengan sistem lain yang ada di lingkungan pemerintahan daerah.
Hal ini menyebabkan kesulitan dalam koordinasi antar bagian, pengulangan data entry, dan potensi kesalahan dalam penyimpanan data. Selain itu, terdapat permasalahan dalam hal keterbukaan dan akuntabilitas. Masyarakat sering kali mengalami kesulitan dalam mendapatkan informasi yang akurat dan tepat waktu mengenai layanan publik atau program pemerintah di kelurahan.
Kurangnya transparansi ini dapat menurunkan kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah lokal. Selain itu, keterbatasan dalam kemampuan staf kelurahan dalam menggunakan teknologi informasi juga menjadi hambatan yang signifikan. Tidak semua pegawai memiliki keterampilan yang memadai untuk mengoperasikan sistem yang ada, sehingga perlu ada upaya untuk meningkatkan kapasitas sumber daya manusia melalui pelatihan dan pendidikan.
Dengan Smart Office, kelurahan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien, transparan, dan akuntabel, yang pada akhirnya akan meningkatkan kualitas pelayanan publik dan kepuasan masyarakat. Melalui pembahasan tersebut, Reformer dalam hal ini sebagai Peserta Pelatihan kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan XVII dalam aksi perubahan mengangkat judul “LaMiDi (Layanan Administrasi Digital)”
Kemudian penulis menjelaskan, tujuan aksi perubahan dari penerapan sistem informasi kelurahan yang terintegrasi adalah untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kualitas pelayanan publik di tingkat kelurahan. Sistem ini juga merupakan bagian dari upaya mewujudkan Program Smart Office, yang bertujuan menciptakan lingkungan kerja yang modern dan responsif terhadap kebutuhan masyarakat.
Secara khusus ada tiga tujuan aksi perubahan, yaitu:
1.2.1 Tujuan Jangka Pendek (2 Bulan)
tersedianya sebuah sistem informasi digital di Kelurahan Anggilowu sebagai upaya mewujudkan program Smart Office yang merupakan bagian dari tugas dan fungsi Bidang Penyelenggaraan e-Government.
1.2.2 Tujuan Jangka Menengah (6 Bulan) terwujudnya implementasi sistem informasi terintegrasi di kelurahan. Pelatihan intensif bagi staf kelurahan untuk mengoperasikan sistem dengan efektif. Evaluasi dan penyesuaian sistem berdasarkan umpan balik dari pengguna awal. Tujuan jangka panjang terwujudnya kelurahan yang sepenuhnya menerapkan sistem informasi terintegrasi sebagai bagian dari Smart Office.
Kemudian meningkatkan kepuasan masyarakat melalui pelayanan yang cepat, akurat, dan transparan.
Membangun fondasi untuk pengembangan lebih lanjut dalam bidang digitalisasi pemerintahan di tingkat lokal.
1.3.1 Manfaat bagi Reformer
Peningkatan Pengetahuan dan Keahlian : Menyusun dan mengembangkan konsep sistem informasi terintegrasi untuk kelurahan memberikan penulis kesempatan untuk memperdalam pemahaman tentang teknologi informasi, manajemen pemerintahan, dan konsep Smart Office. Penulis juga memperoleh keahlian dalam mengidentifikasi kebutuhan teknologi dan merancang solusi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat lokal.
Pengalaman Praktis : Melibatkan diri dalam proses pengembangan dan implementasi sistem ini memberikan penulis pengalaman praktis dalam menerapkan teori ke dalam konteks nyata. Ini mencakup keterlibatan dalam tahap perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, dan penyesuaian proyek, yang merupakan aspek penting dalam pengembangan profesional.
Kontribusi pada Pengembangan Pemerintahan: Penulis memiliki kesempatan untuk memberikan kontribusi nyata dalam modernisasi pemerintahan di tingkat kelurahan. Melalui tulisan ini, penulis turut andil dalam membentuk kebijakan dan program yang dapat meningkatkan kualitas pelayanan publik dan tata kelola pemerintahan.
1.3.2 Manfaat bagi Dinas Komunikasi dan Informatika serta Kelurahan
Meningkatkan Efisiensi Operasional:
Diskominfo dan kelurahan akan mendapatkan manfaat dari peningkatan efisiensi operasional. Sistem informasi terintegrasi mempermudah pengelolaan data, mengurangi beban kerja administratif, dan memungkinkan staf untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
Mendukung Kebijakan Pemerintahan Digital: Sistem ini mendukung implementasi kebijakan pemerintahan digital yang diusung oleh Diskominfo. Dengan mengintegrasikan teknologi ke dalam operasional kelurahan, Diskominfo dapat menunjukkan komitmen dalam mewujudkan transformasi digital di tingkat pemerintahan lokal.
Memperkuat Transparansi dan Akuntabilitas: Kelurahan dapat lebih mudah menyajikan informasi yang akurat dan terkini kepada masyarakat. Ini penting untuk meningkatkan transparansi dalam pengelolaan administrasi dan anggaran, serta memastikan bahwa semua proses yang berjalan dapat dipertanggungjawabkan.
Peningkatan Layanan Publik: Sistem ini memungkinkan kelurahan untuk memberikan layanan yang lebih baik kepada masyarakat, termasuk layanan online yang cepat dan mudah diakses. Hal ini akan berdampak positif pada reputasi kelurahan dan Diskominfo sebagai institusi yang responsif dan inovatif.
1.3.3 Manfaat bagi Stakeholder
Meningkatkan Aksesibilitas Layanan: Bagi masyarakat, sistem informasi terintegrasi memberikan kemudahan dalam mengakses berbagai layanan kelurahan. Mereka dapat dengan mudah mendapatkan informasi, mengajukan permohonan surat, atau melakukan pengecekan status pengajuan tanpa harus datang langsung ke kantor kelurahan.
Mendukung Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Bagi pemerintah daerah, data yang dihasilkan dari sistem informasi terintegrasi dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Data ini memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai kondisi di lapangan, yang penting untuk perencanaan dan evaluasi kebijakan.
Memperkuat Kolaborasi Antar Stakeholder: Sistem ini juga memungkinkan kolaborasi yang lebih erat antara berbagai stakeholder, termasuk pemerintah daerah, organisasi masyarakat, dan sektor swasta. Dengan adanya sistem informasi yang terintegrasi, berbagai pihak dapat bekerja sama dengan lebih efisien dan dengan akses yang sama terhadap data yang relevan.
Meningkatkan Kepercayaan Publik: Dengan meningkatnya transparansi dan efisiensi layanan, kepercayaan masyarakat terhadap pemerintah lokal di kelurahan akan meningkat. Hal ini penting untuk menciptakan lingkungan yang kondusif bagi partisipasi publik dan pengawasan masyarakat terhadap kinerja pemerintah.
Ruang Lingkup Aksi Perubahan. Aksi perubahan yang dilaksanakan adalah salah satu bentuk gerakan perubahan dalam mendukung target Bidang Penyelenggaraan E-Government Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Kendari dalam tata kelola data informasi dan permasalahannya yang akan memudahkan seluruh stakeholder melakukan koordinasi.
Area perubahan reformasi birokrasi, yaitu; (1) mental aparatur; (2) organisasi; (3) tata laksana; (4) peraturan perundang-undangan; (5) sumber daya manusia aparatur; (6) pengawasan; (7) akuntabilitas; dan (8) pelayanan publik.
Sedangkan area dan fokus pada aksi perubahan peningkatan kinerja organisasi ini adalah penataan tata laksana dan peningkatan pelayanan publik berupa tata laksana Data Informasi terkait E-Government.
Ruang lingkup dari aksi perubahan yang akan dilaksanakan adalah :
Identifikasi dan konsultasi tema aksi perubahan ke mentor; merumuskan tema, judul dan menyusun aksi perubahan, membentuk tim efektif, menyusun milestones aksi perubahan, merancang pembuatan aplikasi, uji coba aplikasi, evaluasi hasil uji coba, sosialisasi internal/internalisasi, launching Aplikasi, monitoring dan evaluasi.
Beberapa faktor yang menyebabkan reformer memilih Kelurahan Anggilowu sebagai Lokus:
Reformer pernah bertugas sebagai Lurah di Kelurahan Anggilowu sehingga mengerti bagaimana kondisi, potensi dan kendala yang dihadapi oleh kelurahan dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Seiring dengan pertumbuhan populasi dan kegiatan administrasi di kelurahan dibutuhkan sistem informasi digital untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan data serta pelayanan publik.
Pemerintah Kelurahan Anggilowu menunjukkan dukungan dan kesiapan untuk berkolaborasi dalam proyek ini.
Infrastruktur dasar di Kelurahan Anggilowu, seperti akses internet dan fasilitas teknologi, sudah memadai yang akan memudahkan penerapan sistem informasi digital. Sumber daya manusia di Kelurahan Anggilowu, termasuk pegawai kelurahan dan masyarakat, sudah memiliki tingkat pemahaman dan keterampilan yang cukup untuk beradaptasi dengan teknologi baru serta memiliki potensi untuk pelatihan dan pengembangan keterampilan.
Waktu dan Tempat Aksi Perubahan. Waktu Pelaksanaan Aksi Perubahan ini akan dilaksanakan selama dua bulan mulai dari tanggal 06 September 2024 sampai dengan tanggal 09 November 2024 di Kelurahan Anggilowu.
Adopsi Dan Adaptasi Hasil Studi Lapangan.
Studi lapangan yang telah dilaksanakan oleh penulis mulai tanggal 26 sampai 29 Agustus 2024 pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Makassar Provinsi Sulawesi Selatan, hasil dari Studi Lapangan yang diperoleh reformer.
